Méthode
Ce qui se passe entre le dépôt et la livraison
Externaliser, c’est accepter de ne plus voir le travail se faire. On compense par de la méthode et des chiffres : vous savez à tout moment où en est chaque pièce, et qui l’a touchée.
01Onboarding
Les dix premiers jours
- J1
Appel de cadrage
45 minutes avec votre responsable de compte : logiciels, volumes, conventions, échéances.
- J2–3
Accès et documents
Création des accès nominatifs, signature du DPA, réception de votre manuel d’encodage.
- J4–6
Dossier test
Un mois réel est encodé, puis comparé ligne par ligne avec votre propre travail.
- J7
Ajustements
On corrige les écarts, on fige les règles dans une fiche dossier partagée.
- J8–10
Production
Le flux normal démarre, avec un contrôle renforcé pendant les quatre premières semaines.
02QA
Comment on mesure la qualité
- 2
- paires d’yeux
- Chaque pièce est encodée par un gestionnaire et contrôlée par un second.
- 5 %
- d’échantillon
- Un team lead revoit au hasard 5 % des pièces chaque semaine.
- < 0,5 %
- d’erreurs visé
- Le taux réel est indiqué dans votre rapport mensuel.
- 4 h
- pour répondre
- Délai maximum de réponse à une question, en heures ouvrables.
0324 h
Une journée de votre dossier
08:30
Les pièces déposées la veille sont triées et affectées au gestionnaire de votre dossier.
10:00
Encodage dans votre logiciel. Les pièces douteuses partent en question dans le portail.
14:00
Import CODA et lettrage des paiements du jour.
16:00
Contrôle croisé par un second gestionnaire.
17:30
Statut mis à jour dans votre portail. Vous voyez ce qui est fait et ce qui attend.
04FAQ
Questions fréquentes
Que se passe-t-il si une pièce est illisible ?
Elle n’est pas encodée. Vous recevez une demande dans le portail, avec la pièce en pièce jointe.
Puis-je parler directement au gestionnaire ?
Oui, par messagerie dans le portail. Votre responsable de compte reste votre interlocuteur pour tout ce qui est contractuel.