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Fichiers CODA : comment automatiser le rapprochement bancaire
Le format bancaire belge expliqué simplement, et la méthode pour lettrer vos paiements sans passer vos soirées sur les extraits.
Qu’est-ce qu’un fichier CODA ?
CODA (pour « coded statement of account ») est le format standard des extraits de compte électroniques en Belgique, défini par Febelfin, la fédération du secteur financier. Chaque jour où le compte bouge, la banque produit un fichier texte qui reprend le solde de départ, chaque mouvement et le nouveau solde.
Le fichier est fait pour les machines : des lignes de 128 caractères, chacune avec un type d’enregistrement. Votre logiciel comptable le lit directement, ce qui évite de recopier les extraits à la main.
- Enregistrement 0 : en-tête (banque, date, titulaire du compte).
- Enregistrement 1 : ancien solde.
- Enregistrements 2 et 3 : mouvements et informations détaillées (montant, contrepartie, communication).
- Enregistrement 8 : nouveau solde. Enregistrement 9 : fin de fichier et totaux de contrôle.
Comment recevoir vos CODA
Les banques belges fournissent les CODA à la demande, en général via un mandat signé par le titulaire du compte. Le plus simple est de passer par un service de distribution qui collecte les fichiers de toutes vos banques et les dépose chaque jour dans votre logiciel comptable ou chez votre fiduciaire.
Une fois le flux actif, vérifiez qu’il couvre tous les comptes : compte courant, compte d’épargne, comptes en devises et cartes de crédit professionnelles, qui sont souvent oubliés.
La communication structurée, clé du lettrage automatique
En Belgique, une facture peut porter une communication structurée de la forme +++123/4567/89012+++. Les deux derniers chiffres sont un contrôle modulo 97, ce qui permet au logiciel de vérifier qu’il n’y a pas d’erreur de frappe.
Quand le client paie avec cette communication, le CODA la transmet telle quelle et le logiciel retrouve la facture sans hésitation. C’est le moyen le plus efficace d’augmenter le taux de lettrage automatique.
Les paiements qui posent problème
Même avec des CODA, une partie des mouvements demande une intervention humaine :
- Paiements groupés de plusieurs factures, ou paiements partiels.
- Communication libre ou absente, nom de contrepartie différent du client.
- Frais bancaires, terminaux de paiement et plateformes (Stripe, PayPal, Mollie) qui versent des montants nets.
- Remboursements, notes de crédit et avances de clients.
Une routine de rapprochement qui tient
Le rapprochement se fait idéalement chaque semaine : les montants sont encore frais, les questions au client restent simples, et le suivi des factures ouvertes est fiable pour relancer les retards de paiement.
La règle d’or : un mouvement non identifié ne reste jamais sur un compte d’attente plus d’un mois. Au-delà, il devient très coûteux à retrouver, en particulier au moment de la clôture annuelle.
Déléguer le rapprochement
Le traitement des CODA est une tâche régulière, précise et facile à décrire : elle se prête bien à la sous-traitance. Notre service de rapprochement bancaire et CODA traite vos extraits, lettre les paiements et vous signale uniquement les cas qui demandent une décision, dans votre propre logiciel.