· 6 min leestijd
CODA-bestanden: zo automatiseert u de bankafstemming
Het Belgische bankformaat eenvoudig uitgelegd, en de methode om betalingen af te punten zonder uw avonden aan uittreksels te besteden.
Wat is een CODA-bestand?
CODA (« coded statement of account ») is het standaardformaat voor elektronische rekeninguittreksels in België, vastgelegd door Febelfin, de federatie van de financiële sector. Op elke dag dat er beweging op de rekening is, maakt de bank een tekstbestand aan met het beginsaldo, elke verrichting en het nieuwe saldo.
Het bestand is gemaakt voor machines: regels van 128 tekens, elk met een recordtype. Uw boekhoudpakket leest het rechtstreeks in, zodat u uittreksels niet meer manueel hoeft over te nemen.
- Record 0: hoofding (bank, datum, rekeninghouder).
- Record 1: oud saldo.
- Records 2 en 3: verrichtingen en details (bedrag, tegenpartij, mededeling).
- Record 8: nieuw saldo. Record 9: einde van het bestand en controletotalen.
Hoe u uw CODA-bestanden ontvangt
Belgische banken leveren CODA-bestanden op aanvraag, meestal via een mandaat dat de rekeninghouder ondertekent. Het eenvoudigst is een distributiedienst die de bestanden van al uw banken ophaalt en dagelijks in uw boekhoudpakket of bij uw boekhouder aflevert.
Zodra de stroom actief is, controleert u of alle rekeningen erin zitten: zichtrekening, spaarrekening, rekeningen in vreemde munt en professionele kredietkaarten, die vaak vergeten worden.
De gestructureerde mededeling, de sleutel tot automatisch afpunten
In België kan een factuur een gestructureerde mededeling dragen in de vorm +++123/4567/89012+++. De laatste twee cijfers zijn een modulo 97-controle, zodat de software kan nagaan dat er geen tikfout in zit.
Betaalt de klant met die mededeling, dan geeft het CODA-bestand ze ongewijzigd door en vindt de software de factuur zonder twijfel terug. Het is de doeltreffendste manier om het percentage automatische afpuntingen te verhogen.
De betalingen die problemen geven
Ook met CODA vraagt een deel van de verrichtingen menselijke tussenkomst:
- Gegroepeerde betalingen van meerdere facturen, of gedeeltelijke betalingen.
- Vrije of ontbrekende mededeling, naam van de tegenpartij anders dan die van de klant.
- Bankkosten, betaalterminals en platformen (Stripe, PayPal, Mollie) die nettobedragen storten.
- Terugbetalingen, creditnota’s en voorschotten van klanten.
Een afstemmingsroutine die standhoudt
De afstemming gebeurt idealiter elke week: de bedragen zijn nog vers, vragen aan de klant blijven eenvoudig en de opvolging van openstaande facturen is betrouwbaar om laattijdige betalingen op te volgen.
De gouden regel: een niet-geïdentificeerde verrichting blijft nooit langer dan een maand op een wachtrekening. Daarna wordt ze heel duur om terug te vinden, zeker bij de jaarafsluiting.
De afstemming uitbesteden
De verwerking van CODA-bestanden is een regelmatige, precieze en goed te beschrijven taak: ideaal om uit te besteden. Onze dienst bankafstemming en CODA verwerkt uw uittreksels, punt de betalingen af en meldt u alleen de gevallen die een beslissing vragen, in uw eigen software.